مخدوش شدن استقلال یا بی طرفی در حسابرسی داخلی
مخدوش شدن استقلال یا بی طرفی:
مخدوش شدن استقلال یا بی طرفی اگر استقلال یا بی طرفی در واقعیت یا به صورت ظاهری خدشه دار شود،جزئیات آن باید به صورت مناسبی برای اشخاص مربوط افشا گردد.
ماهیت این افشا به میزان مخدوش شدن استقلال و بی طرفی بستگی دارد.
تفسیر:
مخدوش شدن استقلال سازمانی و بی طرفی ممکن است به تضاد منافع فردی،محدودیت دامنه عملیات،محدودیت های دسترسی به ثبت ها،افراد،دارایی ها و منافع،از قبیل منافع مالی،محدود نگردد.
تعیین اشخاصی مناسب که جزئیات مخدوش شدن استقلال و بی طرفی باید برای آنان افشا شود،مطابق مفاد منشور حسابرسی داخلی و ماهیت مخدوش شدن،به انتظارات از حسابرسی داخلی و مسئولیت های مدیر حسابرسی داخلی در مقابل مدیریت ارشد و هیات مدیره،بستگی دارد.
استاندارد،مدیر حسابرسی داخلی را ملزم می کند که آسیب های واقعی و ظاهری وارده به استقلال یا بی طرفی را افشا کند.
بنابراین،او باید شناخت روشنی از الزامات استقلال و بی طرفی،آن چنان که در آیین رفتار حرفه ای و استاندارد های۱۱۰۰،۱۱۱۰،۱۱۱۱،۱۱۱۲،۱۱۲۰بیان شد،داشته باشد.
فراتر از این،مدیر حسابرسی داخلی با در میان گذاشتن این الزامات با هیات مدیره و مدیریت ارشد،به اطمینان یافتن از آگاهی آنان درباره ی حساسیت بی طرفی و استقلال برای یک واحد حسابرسی داخلی کارآمد،کمک می کند.
به طور معمول،هیات مدیره و مدیریت ارشد خواستار گفتگو درباره این هستند که موارد خدشه به استقلال و بی طرفی،بسته به ماهیت و تاثیر بالقوه ی خدشه،برای چه کسی و چگونه افشا می شود.
برای شناخت و درک کامل بی طرفی و استقلال،توجه حسابرسان داخلی به چشم اندازهای گروه های ذینفع مرتبط با خود و شرایطی که می تواند استقلال یا بی طرفی در واقعیت یا درظاهر مخدوش شود،از اهمیت برخوردار است.
اغلب،مدیر حسابرسی داخلی،راهنمای عملی یا کتابچه ی راهنما خط مشی حسابرسی داخلی را تدوین می کند که حاوی بحث بررسی درباره ی استقلال سازمانی و بی طرفی حسابرس داخلی،ماهیت عوامل مخدوش کننده و چگونگی برخورد حسابرسان داخلی یا آسیب های وارده است.
ملاحظات اجرایی:
طبق توضیحات مندرج در بالا،بسیاری از مدیران حسابرسی داخلی،برای مدیریت موثر بی طرفی و استقلال و آسیب های مربوط،راهنمای عملی یا دفترچه راهنمای خط مشی حسابرسی داخلی دارند که در آن انتظارات و الزامات مرتبط تشریح شده است.
چنین دستور العملی ممکن است،علاوه بر تعریف استقلال و بی طرفی،استاندارد های خاص مربوط را نیز مشخص کند.
همچنین ممکن است،انواع وضعیت هایی را که می تواند ایجاد آن شود،همراه با آسیب ها و اقدامات مورد استقلال و بی طرفی انجام دهد.
وضعیت آسیب پذیری استقلال و بی طرفی،معمولا شامل منافع شخصی،خودبینی در تجوید نظر،خویشاوندی،جانب داری یا نفوذ و نابجا می شود.
این وضعیت ها می تواند به تضاد منافع شخصی،محدودیت در دامنه حسابرسی،
محدودیت منابع یا محدودیت در دسترسی به اسناد و مدارک،افراد و اموال منجر شود.
مثال هایی از مخدوش شدن استقلال سازمانی حسابرسی داخلی که می تواند درصورت وقوع،بی طرفی حسابرس داخلی رانیز مخدوش کند،به شرح زیر است:
- مدیر حسابرسی داخلی مسئولیت گسترده تر از حسابرسی داخلی دارد و حسابرسی بخش دیگری را که تحت مسئولیت وی قرار دارد،انجام می دهد.
- مقام ناظر بر مدیر حسابرسی داخلی،مسئولیتی فراتر از حسابرسی داخلی دارد و مدیر حسابرسی داخلی،یک حسابرسی در محدوده ی مسئولیت فرد ناظر خود،انجام می دهد.
- مدیر حسابرسی داخلی ارتباط و تعامل مستقیم با هیات مدیره،ندارد.
- بودجه واحد حسابرسی داخلی به حدی کاهش یابد که حسابرس داخلی نتواند مسئولیت های خود را آن چنان انجام دهد که در منشور حسابرسی داخلی مطرح شده است(استاندارد2020 با عنوان ارائه برنامه و تصویب آن،رهنمودهای بیشتری را درباره ی تاثیر محدودیت منابع،ارائه می کند).
مثال های مخدوش شدن بی طرفی عبارتند از:
- یک حسابرس داخلی،بخشی را حسابرسی می کند که به تازگی در آنجا کار می کرده است.
مانند زمانی که کارمندی از بخش دیگری در سازمان به واحد حسابرسی داخلی انتقال می باید و سپس به حسابرسی همان پخش گمارده می شود.
- یک حسابرس داخلی،بخشی را حسابرسی می کند که یک خویشاوند یا دوست نزدیک وی در آنجا مشغول کار است.
- یک حسابرس داخلی بدون هیچ شواهدی،فرض می کند بخشی که مورد حسابرسی قرار دارد،تنها برپایه تجربیات شخصی یا نتایج مثبت حسابرسی قبلی،ریسک ها به نحو موثر کاهش می دهد.
- یک حسابرس داخلی،بدون توجیه مناسب،رویکرد برنامه ریزی شده یا نتایج را،به دلیل نفوذ نابجای فرد دیگری،اغلب شخصی ارشد نسبت به حسابرس داخلی،تعدیل می کند.
دستورالعمل خط مشی حسابرسی داخلی عموما اقدامات مناسبی را توصیف می کند که حسابرس داخلی در صورت آگاهی یا نگرانی نسبت به موارد مخدوش کننده بی طرفی و استقلال باید انجام دهد.
نخستین گام،گفتگو با مدیر ارشد یا مدیر میانی حسابرسی داخلی در مورد موضوع است تا مشخص شود.
افراد مناسبی که باید در جریان این موضوع قرار گیرند و مناسب ترین روش برخورد را ماهیت خدشه دار شدن بی طرفی و استقلال و انتظارات مدیریت ارشد/هیات مدیره،تعیین می کند.
برای مثال:
- هنگامی که مدیر حسابرسی داخلی براین باور است که خدشه ی واقعی وارد نشده،اما تشخیص دهد که ذهنیتی از آسیب می تواند وجود داشته باشد،وی ممکن است تصمیم بگیرد که در جلسات برنامه ریزی کار حسابرسی،در مورد این نگرانی با مدیریت عملیاتی گفتگو و بحث و بررسی ها مستند کند(برای مثال،در یادداشت برنامه ریزی حسابرسی)و درخور توجه نبودن موضوع را توضیح دهد.
چنین افشایی می تواند برای گزارش نهایی کار حسابرسی نیز مناسب باشد.
- در مواردی که مدیر حسابرسی داخلی بر این باور است که آسیب واقعی رخ داده است و بر توانایی حسابرسی داخلی در انجام بی طرفانه و مستقل وظایفش تاثیر دارد،احتمالا مدیر حسابرسی داخلی با هیات مدیره و مدیریت ارشد درباره ی آسیب وارد شده گفتگو و یاری آنان را در حل و فصل این وضعیت،طلب می کند.
- هنگامی که موارد مخدوش شدن،پس از اجرای حسابرسی آشکار می شود و بر قابلیت اتکای نتایج کار حسابرسی تاثیر می گذارد،مدیر حسابرسی داخلی آن را با مدیریت ارشد و عملیاتی و همچنین،یا هیات مدیره در میان می گذارد.
با عنوان “اشتباهات و از قلم افتادگی” بیان می دارد که اگر در یک گزارش نهایی،خطا یا حذف اطلاعات با اهمیت وجود داشته باشد،مدیر حسابرسی داخلی باید اطلاعات اصلاح شده را به همه افرادی اطلاع رسانی کند که اطلاعات اولیه را دریافت کرده اند.
مدیر حسابرسی داخلی،معمولا در تعیین بهترین رویکرد افشا درگیر می شود.
محدودیت منابع یا محدودیت در دسترسی به اسناد و مدارک،افراد و اموال منجر شود.
مثال هایی از مخدوش شدن استقلال سازمانی حسابرسی داخلی که می تواند درصورت وقوع،بی طرفی حسابرس داخلی رانیز مخدوش کند،به شرح زیر است:
- مدیر حسابرسی داخلی مسئولیت گسترده تر از حسابرسی داخلی دارد و حسابرسی بخش دیگری را که تحت مسئولیت وی قرار دارد،انجام می دهد.
- مقام ناظر بر مدیر حسابرسی داخلی،مسئولیتی فراتر از حسابرسی داخلی دارد و مدیر حسابرسی داخلی،یک حسابرسی در محدوده ی مسئولیت فرد ناظر خود،انجام می دهد.
- مدیر حسابرسی داخلی ارتباط و تعامل مستقیم با هیات مدیره،ندارد.
- بودجه واحد حسابرسی داخلی به حدی کاهش یابد که حسابرس داخلی نتواند مسئولیت های خود را آن چنان انجام دهد که در منشور حسابرسی داخلی مطرح شده است(استاندارد2020 با عنوان ارائه برنامه و تصویب آن،رهنمودهای بیشتری را درباره ی تاثیر محدودیت منابع،ارائه می کند).
مثال های مخدوش شدن بی طرفی عبارتند از:
- یک حسابرس داخلی،بخشی را حسابرسی می کند که به تازگی در آنجا کار می کرده است.
مانند زمانی که کارمندی از بخش دیگری در سازمان به واحد حسابرسی داخلی انتقال می باید و سپس به حسابرسی همان پخش گمارده می شود.
- یک حسابرس داخلی،بخشی را حسابرسی می کند که یک خویشاوند یا دوست نزدیک وی در آنجا مشغول کار است.
- یک حسابرس داخلی بدون هیچ شواهدی،فرض می کند بخشی که مورد حسابرسی قرار دارد،تنها برپایه تجربیات شخصی یا نتایج مثبت حسابرسی قبلی،ریسک ها به نحو موثر کاهش می دهد.
- یک حسابرس داخلی،بدون توجیه مناسب،رویکرد برنامه ریزی شده یا نتایج را،به دلیل نفوذ نابجای فرد دیگری،اغلب شخصی ارشد نسبت به حسابرس داخلی،تعدیل می کند.
دستورالعمل خط مشی حسابرسی داخلی عموما اقدامات مناسبی را توصیف می کند که حسابرس داخلی در صورت آگاهی یا نگرانی نسبت به موارد مخدوش کننده بی طرفی و استقلال باید انجام دهد.
نخستین گام،گفتگو با مدیر ارشد یا مدیر میانی حسابرسی داخلی در مورد موضوع است تا مشخص شود.
افراد مناسبی که باید در جریان این موضوع قرار گیرند و مناسب ترین روش برخورد را ماهیت خدشه دار شدن بی طرفی و استقلال و انتظارات مدیریت ارشد/هیات مدیره،تعیین می کند.
برای مثال:
- هنگامی که مدیر حسابرسی داخلی براین باور است که خدشه ی واقعی وارد نشده،اما تشخیص دهد که ذهنیتی از آسیب می تواند وجود داشته باشد،وی ممکن است تصمیم بگیرد که در جلسات برنامه ریزی کار حسابرسی،در مورد این نگرانی با مدیریت عملیاتی گفتگو و بحث و بررسی ها مستند کند(برای مثال،در یادداشت برنامه ریزی حسابرسی)و درخور توجه نبودن موضوع را توضیح دهد. چنین افشایی می تواند برای گزارش نهایی کار حسابرسی نیز مناسب باشد.
- در مواردی که مدیر حسابرسی داخلی بر این باور است که آسیب واقعی رخ داده است و بر توانایی حسابرسی داخلی در انجام بی طرفانه و مستقل وظایفش تاثیر دارد،احتمالا مدیر حسابرسی داخلی با هیات مدیره و مدیریت ارشد درباره ی آسیب وارد شده گفتگو و یاری آنان را در حل و فصل این وضعیت،طلب می کند.
- هنگامی که موارد مخدوش شدن،پس از اجرای حسابرسی آشکار می شود و بر قابلیت اتکای نتایج کار حسابرسی تاثیر می گذارد،مدیر حسابرسی داخلی آن را با مدیریت ارشد و عملیاتی و همچنین،یا هیات مدیره در میان می گذارد.
با عنوان “اشتباهات و از قلم افتادگی” بیان می دارد که اگر در یک گزارش نهایی،خطا یا حذف اطلاعات با اهمیت وجود داشته باشد،مدیر حسابرسی داخلی باید اطلاعات اصلاح شده را به همه افرادی اطلاع رسانی کند که اطلاعات اولیه را دریافت کرده اند.
مدیر حسابرسی داخلی،معمولا در تعیین بهترین رویکرد افشا درگیر می شود.
محدودیت منابع یا محدودیت در دسترسی به اسناد و مدارک،افراد و اموال منجر شود.
مثال هایی از مخدوش شدن استقلال سازمانی حسابرسی داخلی که می تواند درصورت وقوع،بی طرفی حسابرس داخلی رانیز مخدوش کند،به شرح زیر است:
- مدیر حسابرسی داخلی مسئولیت گسترده تر از حسابرسی داخلی دارد و حسابرسی بخش دیگری را که تحت مسئولیت وی قرار دارد،انجام می دهد.
- مقام ناظر بر مدیر حسابرسی داخلی،مسئولیتی فراتر از حسابرسی داخلی دارد و مدیر حسابرسی داخلی،یک حسابرسی در محدوده ی مسئولیت فرد ناظر خود،انجام می دهد.
- مدیر حسابرسی داخلی ارتباط و تعامل مستقیم با هیات مدیره،ندارد.
- بودجه واحد حسابرسی داخلی به حدی کاهش یابد که حسابرس داخلی نتواند مسئولیت های خود را آن چنان انجام دهد که در منشور حسابرسی داخلی مطرح شده است(استاندارد2020 با عنوان ارائه برنامه و تصویب آن،رهنمودهای بیشتری را درباره ی تاثیر محدودیت منابع،ارائه می کند).
مثال های مخدوش شدن بی طرفی عبارتند از:
- یک حسابرس داخلی،بخشیرا حسابرسی می کند که به تازگی در آنجا کار می کرده است.
مانند زمانی که کارمندی از بخش دیگری در سازمان به واحد حسابرسی داخلی انتقال می باید و سپس به حسابرسی همان پخش گمارده می شود.
- یک حسابرس داخلی،بخشی را حسابرسی می کند که یک خویشاوند یا دوست نزدیک وی در آنجا مشغول کار است.
- یک حسابرس داخلی بدون هیچ شواهدی،فرض می کند بخشی که مورد حسابرسی قرار دارد،تنها برپایه تجربیات شخصی یا نتایج مثبت حسابرسی قبلی،ریسک ها به نحو موثر کاهش می دهد.
- یک حسابرس داخلی،بدون توجیه مناسب،رویکرد برنامه ریزی شده یا نتایج را،به دلیل نفوذ نابجای فرد دیگری،اغلب شخصی ارشد نسبت به حسابرس داخلی،تعدیل می کند.
دستورالعمل خط مشی حسابرسی داخلی عموما اقدامات مناسبی را توصیف می کند که حسابرس داخلی در صورت آگاهی یا نگرانی نسبت به موارد مخدوش کننده بی طرفی و استقلال باید انجام دهد.
نخستین گام،گفتگو با مدیر ارشد یا مدیر میانی حسابرسی داخلی در مورد موضوع است تا مشخص شود.
افراد مناسبی که باید در جریان این موضوع قرار گیرند و مناسب ترین روش برخورد را ماهیت خدشه دار شدن بی طرفی و استقلال و انتظارات مدیریت ارشد/هیات مدیره،تعیین می کند.
برای مثال:
- هنگامی که مدیر حسابرسی داخلی براین باور است که خدشه ی واقعی وارد نشده،اما تشخیص دهد که ذهنیتی از آسیب می تواند وجود داشته باشد،وی ممکن است تصمیم بگیرد که در جلسات برنامه ریزی کار حسابرسی،در مورد این نگرانی با مدیریت عملیاتی گفتگو و بحث و بررسی ها مستند کند(برای مثال،در یادداشت برنامه ریزی حسابرسی)و درخور توجه نبودن موضوع را توضیح دهد.
چنین افشایی می تواند برای گزارش نهایی کار حسابرسی نیز مناسب باشد.
- در مواردی که مدیر حسابرسی داخلی بر این باور است که آسیب واقعی رخ داده است و بر توانایی حسابرسی داخلی در انجام بی طرفانه و مستقل وظایفش تاثیر دارد،احتمالا مدیر حسابرسی داخلی با هیات مدیره و مدیریت ارشد درباره ی آسیب وارد شده گفتگو و یاری آنان را در حل و فصل این وضعیت،طلب می کند.
- هنگامی که موارد مخدوش شدن،پس از اجرای حسابرسی آشکار می شود و بر قابلیت اتکای نتایج کار حسابرسی تاثیر می گذارد،مدیر حسابرسی داخلی آن را با مدیریت ارشد و عملیاتی و همچنین،یا هیات مدیره در میان می گذارد.
با عنوان “اشتباهات و از قلم افتادگی” بیان می دارد که اگر در یک گزارش نهایی،خطا یا حذف اطلاعات با اهمیت وجود داشته باشد،مدیر حسابرسی داخلی باید اطلاعات اصلاح شده را به همه افرادی اطلاع رسانی کند که اطلاعات اولیه را دریافت کرده اند.
مدیر حسابرسی داخلی،معمولا در تعیین بهترین رویکرد افشا درگیر می شود.
نقش فرهنگ سازمانی در حفظ استقلال و بیطرفی
فرهنگ سازمانی یکی از عوامل کلیدی در پیشگیری از خدشهدار شدن استقلال و بیطرفی واحد حسابرسی داخلی است. سازمانهایی که ارزشهای اخلاقی، شفافیت، پاسخگویی و مسئولیتپذیری را در ساختار خود نهادینه کردهاند، زمینهای مناسب برای فعالیت مستقل و بیطرفانه حسابرسان داخلی فراهم میآورند. در چنین محیطهایی، مدیران ارشد و هیئتمدیره اهمیت استقلال حسابرسی داخلی را درک کرده و از آن حمایت میکنند. در مقابل، در سازمانهایی که فرهنگ سازمانی ضعیف یا مبتنی بر پنهانکاری است، احتمال بروز تعارض منافع، نفوذهای نابجا و محدودیت در دسترسی به منابع افزایش مییابد.
از اینرو، ارتقای فرهنگ سازمانی مبتنی بر اصول اخلاق حرفهای، آموزش مستمر کارکنان، تعیین دقیق مسئولیتها، و ایجاد کانالهای ارتباطی شفاف با مدیریت ارشد و هیئتمدیره میتواند نقش مهمی در پیشگیری از آسیب به استقلال و بیطرفی حسابرسان داخلی ایفا کند.
جمع بندی مخدوش شدن استقلال یا بی طرفی
استقلال و بیطرفی، ستونهای اساسی برای اعتبار، اثربخشی و کارآمدی حسابرسی داخلی هستند. هرگونه خدشه به این دو اصل، چه بهصورت واقعی و چه ظاهری، نهتنها توان حسابرسی داخلی در انجام وظایفش را تضعیف میکند، بلکه اعتماد ذینفعان به گزارشها و توصیههای ارائهشده را نیز کاهش میدهد. تشخیص بهموقع عوامل مخدوشکننده، افشای مناسب، تبادل نظر با مدیریت ارشد و هیئتمدیره، و تدوین دستورالعملهای اجرایی، از جمله راهکارهایی هستند که مدیر حسابرسی داخلی باید بهکار گیرد تا هم از وقوع آسیب جلوگیری کند و هم در صورت بروز، بهدرستی با آن برخورد نماید. در نهایت، حفظ استقلال و بیطرفی، وظیفهای مشترک میان حسابرسان داخلی، مدیریت ارشد و هیئتمدیره است که در سایه شفافیت، اعتماد و فرهنگ سازمانی قوی محقق میشود.